Eine kontinuierliche Verbesserung ist insbesondere in der heutigen Zeit ein Schlüsselbaustein, um langfristig erfolgreich in jedem Lebensbereich zu sein. Das wohl größte Hindernis, das viele Menschen von ihrem kontinuierlichen Verbesserungsprozess abhält, ist das Vernachlässigen der Umsetzungsphase. Nachfolgend wollen wir klären, woran das liegen könnte und was man daran dagegen tun kann.
Was ist kontinuerliche Verbesserung?
Das Prinzip “kontinuierliche Verbesserung” wird insbesondere in der Arbeitswelt verwendet. Kontinuierliche Verbesserung ist eine Methode, aus dem Lean Management. Sie wird auch kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) oder auch Kaizen oder Kaizen Methode genannt. Kaizen setzt sich aus dem japanischen “Kai“ = “Veränderung” und “Zen” = “zum Besseren” zusammen.1https://refa.de/service/refa-lexikon/kaizen
Das Prinzip zielt darauf ab, Prozesse im Unternehmen stetig leistungsfähiger zu machen und mit regelmäßigen, kleinen Verbesserungen langfristig große Erfolge zu erzielen.
In welchen Bereichen ist kontiniuerliche Verbesserung wichtig?
Das Kaizen Prinzip muss aber nicht nur auf Prozesse innerhalb eines Unternehmens reduziert werden. Kontinuierliche Verbesserung kann auch in weiteren Lebensbereichen wichtig sein, wie etwa in der persönlichen Weiterbildung, Beziehungen oder im Sport.
Dabei ist die Voraussetzung für eine kontinuierliche Verbesserung in jedem Lebensbereich jedoch, mit der Sache zu starten, die man erreichen will.
Welche Denkweisen hindern kontinuierliche Verbesserung?
„Einfach starten“ ist der wahrscheinlich wichtigste Tipp für eine kontinuierliche Verbesserung. Doch wenn es so einfach wäre, gäbe es zahlreiche Menschen, die mit ihren Ideen beginnen und langfristig auch dabei erfolgreich sind.
In seinem Buch “Show your work” erklärt Autor Austin Kleon was viele Menschen davon abhält, ihre Ideen auszuführen und wie man diese negativen Gewohnheiten ablegen kann.
Hinderlicher Perfektionismus
Der wohl größte Feind, um sowohl längerfristige, aber auch teilweise kurzfristige Projekte nicht zu starten, ist der Perfektionismus. Wir beginnen mit der Planung des “perfekten” Trainingsplans im Sport oder der “optimalen” Methode, um einen YouTube-Kanal zu starten, bevor wir überhaupt nur einen Fuß in ein Fitnessstudio gesetzt, oder uns auch nur einen YouTube-Kanal erstellt haben.
Viele Menschen kommen dadurch in das Problem der Analyse-Paralyse, auch Entscheidungslähmung genannt. Sie analysieren die Lage in der Theorie bis ins kleinste Detail, bevor sie überhaupt praktische Schritte unternommen haben. Durch die gesammelten Informationen fühlen sich viele so überwältigt, dass sie letztendlich ihre Anstrengungen aufgeben. Diese Entscheidung führt dazu, dass wir nicht einmal die Möglichkeit zur kontinuierlichen Verbesserung wahrnehmen können.
Falsche Verwendung des Deming-Kreis
Ein für dieses Beispiel weiteres beliebtes Prinzip aus der Unternehmenswelt ist der Deming-Kreis, oder auch PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act). Der Deming-Kreis beginnt mit der Planungsphase, die dann in die Durchführung übergeht. An dritter Stelle steht das Prüfen der Ergebnisse, die dann als viertes verbessert werden. So soll ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess gewährleistet werden.2https://der-prozessmanager.de/aktuell/wissensdatenbank/pdca-zyklus
Während diese Methode in der Theorie und evtl. auch in Unternehmen sinnvoll ist, ist sie im privaten Leben nur bedingt nützlich. Gerade in unserem Alltag verwenden wir zu viel Zeit darauf, unsere Aufgaben zu planen und kommen in den meisten Fällen in die Durchführungsphase.
Glaube an Overnight-Success Stories
Ein weiterer Fehler in unserem Gedankengang ist der Glaube an “Overnight-Success Stories”. Wir gehen oft davon aus, dass heutige Unternehmen oder Gründer von Anfang perfekt waren, oder ihr Unternehmen erst mit dem optimalen Plan gestartet haben. In der Realität haben sich jedoch die meisten Gründer getraut, ihr Unternehmen zu beginnen, obwohl sie noch keinen bis ins letzte Detail ausgereiftes Konzept hatten. Viele Unternehmen wie etwa Microsoft haben beispielsweise in einer Garage gestartet. Der Unterschied, der diese Menschen und Unternehmen erfolgreich machte, ist, dass sie mit dem gestartet haben, was sie in der jeweiligen Zeit zur Verfügung hatten und darauf aufbauten.
In den meisten Fällen sind die vermeintlichen “Overnight-Succes Stories” ein Ergebnis von dem Willen, seine Ideen umzusetzen und einer darauf basierenden kontinuierlichen Verbesserung über einen sehr langen Zeitraum. Ein wichtiger Leitsatz ist also, geduldig mit den Ergebnissen, aber ungeduldig bei den Handlungen in Richtung der Ergebnisse zu sein.
“Man muss ein Experte sein”
Einer der größten Gründe, warum viele Menschen nicht starten, ist laut Austin Kleon die falsche Annahme, dass man ein Experte in einem Gebiet sein muss, um darüber zu sprechen. Wir nehmen fälschlicherweise an, dass Bücher und Podcasts nur von Experten betrieben werden, die schon Jahre in genau diesem spezifischen Feld tätig sind. Diese Annahme ist sicherlich für einige spezifische Bücher und Podcasts richtig.
Bei genauerer Betrachtung ist jedoch ein großer Teil der Inhalte im Internet von Journalisten bzw. Lernenden, die mit einer unvoreingenommenen Einstellung ein jeweiliges Thema von Grund auf lernen. Beispielsweise gehören zu den erfolgreichsten Podcast-Formaten ausführliche Interviews, in denen PodcasterInnen mit ExpertInnen in einem jeweiligen Gebiet spricht und Fragen stellen kann, die das Thema für Zuhörer zugänglicher machen können. Die Podcaster agieren hier also als eine Art Schüler mit einem Beginner’s Mind, der Experten zu dem jeweiligen Thema befragt.
Wie kann man kontinuierliche Verbesserung erzielen?
Nun kennen wir einige der Gründe, die den kontinuierlichen Verbesserungsprozess insbesondere im Privatleben aufhalten. Jetzt stellt sich die Frage, was man tun kann, um den Verbesserungsprozess zielgerichtet ins Rollen zu bringen. Wie so oft ist die Antwort darauf recht simpel, aber nicht einfach.
Zum einen ist natürlich bereits das Wissen über die größten Hindernisse in Schritt in die richtige Richtung. Wenn wir über unseren hinderlichen Perfektionismus oder unsere falsche Vorstellung von Overnight-Success-Stories Bescheid wissen, können wir unsere Denkmuster bereits verändern.
Wie bereits besprochen, ist die wichtigste Voraussetzung für eine kontinuierliche Verbesserung in jedem Lebensbereich die Umsetzung. Ziel muss es sein, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu fokussieren und diese besonders gut zu erfüllen.
Lean-Startup Prinzip
Für die meisten Projekte – besonders im privaten Umfeld – lohnt es sich also, die Planungsphase so kurz wie möglich zu halten. Das gilt natürlich nur dann, wenn ein Scheitern mit geringen Risiken verbunden ist. Bei lebensverändernden oder lebenswichtigen Entscheidungen lohnt es sich natürlich, mehr Zeit in die Planungsphase zu investieren.
Statt des Deming-Kreises ist ein Prozess nützlicher, der den Hauptfokus auf die Handlung und das Lernen legt. Im Lean-Management ist ein solcher Prozess unter dem Namen “Lean-Startup Prinzip” bekannt. Hier steht das Bauen eines Prototyps an erster Stelle. Von dort an wird anhand von Feedback gemessen, was sich verbessern lässt. Im dritten Schritt wird aus dem Feedback gelernt und es werden neue Ideen gebildet, mit denen der ursprüngliche Prototyp verbessert werden kann.
Eigenen Lernprozess dokumentieren
Eine weitere Möglichkeit, um nach Austin Kleon so schnell wie möglich zu starten und seine kontinuierliche Verbesserung in Gang zu setzen, ist, seinen eigenen Lernprozess weiterzugeben. Anstatt nur das fertige Produkt/Endergebnis zu dokumentieren, interessieren sich die Leute heutzutage unter anderem auch dafür, wie das Ergebnis erreicht wurde und was auf dem Weg gelernt wird.
So kann man zum Beispiel einen Artikel über eine Idee aus einem Buch/Podcast, die man interessant findet, schreiben und einen Mehrwert zu liefern, indem man seine eigenen Ideen hinzufügt. Oder man könnte als Bildmaler seinen Prozess von der Skizze bis zum fertigen Bild dokumentieren. Wichtig ist hierbei, dass man regelmäßig veröffentlicht und Tag für Tag/Woche für Woche die notwendige Arbeit reinsteckt.
Starten mit niedriger Einstiegsschwelle
Das Internet bietet heutzutage viele Möglichkeiten, um mit einer geringen Einstiegsschwelle seine eigenen Inhalte zu veröffentlichen. Für Menschen, die aus Gründen von Verantwortung oder Geld die Umsetzung verzögert haben, bietet das Internet deshalb einen guten Startpunkt.
Jeder Mensch ist in der Lage, relativ kostengünstig einen Social-Media-Kanal, Blog oder einen YouTube-Kanal zu starten, in dem man regelmäßig veröffentlicht, womit man sich gerade beschäftigt. Ein weiterer Vorteil dieser Methode ist, dass er die Hemmschwelle für mögliche weitere Dinge, wie z. B. die Gründung eines Unternehmens, senken kann.
Nachteile ohne kontinuierliche Verbesserung
Nun stellt sich die Frage, was die Nachteile sein können, wenn man seinen Weg in Richtung der Ziele, die man erreichen will, nicht beginnt. Der wohl offensichtlichste Nachteil ist so natürlich, dass man keine kontinuierliche Verbesserung erreichen kann. Wenn man nicht mit dem Lernen einer Sportart, eines Musikinstruments, etc. anfängt – unabhängig davon, auf welchem Niveau man sich gerade befindet – ist es unmöglich, besser darin zu werden.
In der Unternehmenswelt hat sich zur Messung von ausgelassenen Möglichkeiten das Konzept der Opportunitätskosten durchgesetzt. Einfach gesagt geben Opportunitätskosten einen entgangenen Nutzen von einer Alternative, die man nicht gewählt hat, an.3https://gruenderplattform.de/ratgeber/opportunitaetskosten
Wenn man also z. B. seine Zeit mit Fernsehen verbringt und deshalb keine Zeit hat, zum Sport zu gehen, handelt es sich um den verpassten Zuwachs an Fitness um Opportunitätskosten. Indem man nicht mit der Sache startet, die man sich vorgenommen hat, entstehen zahlreiche Opportunitätskosten. Zwei davon möchte ich im Folgenden genauer betrachten.
Niemals gefunden werden
Wenn man seine Arbeit nicht beginnt und entsprechend auch nicht im Internet, etc. veröffentlicht, ist es unmöglich, von anderen Menschen gefunden zu werden und seinen Einflussbereich zu erweitern. Man kann es sich vorstellen, wie ein Mensch, der nur in seinem eigenen Dorf agiert und keine Verkehrsmittel nutzt, um in andere Orte zu gelangen. So werden sein Wissen und seine Handlungen nur an dieses eine Dorf gebunden sein.
Nutzt dieser Mensch jedoch Verkehrsmittel wie Zug, Auto oder ein Flugzeug, ist er in der Lage, seinen Einflussbereich zu erweitern. In unserer heutigen stark vernetzten Gesellschaft bedeutet das (leider), dass eine Arbeit, die nicht online ist, zu einem gewissen Maß auch nicht existiert.
Von anderen Menschen lernen
Wenn man seinen Einflussbereich nicht erweitert und in seinem Dorf “gefangen” bleibt, gestaltet es sich deutlich schwieriger, gleichgesinnte Menschen zu treffen. In diesem Fall stellen die Opportunitätskosten die verpasste Möglichkeit dar, sich mit anderen Menschen zu vernetzen und von ihnen zu lernen. Ein Blog oder YouTube-Kanal sind gute Möglichkeiten, sich mit gleichgesinnten Menschen zu verbinden und Ideen und Werte auszutauschen und zu diskutieren.
Quellen
Bücher
Kleon, A. (2014). Show Your Work!: How to share your creativity with the world.
Workman Publishing Company: New York
Artikel
Der Prozessmanager: Was ist ein PDCA-Zyklus? Plan-Do-Check-Act einfach erklärt
https://der-prozessmanager.de/aktuell/wissensdatenbank/pdca-zyklus
Austin Kleon.com
https://austinkleon.com/
Gründerplattform: Opportunitätskosten
https://gruenderplattform.de/ratgeber/opportunitaetskosten
Refa: Kaizen
https://refa.de/service/refa-lexikon/kaizen